Per iniziare ad utilizzare il modulo contabilità è necessario aver completato le attività qui riportate. Si ricorda che SGAD è pensato per rendere più semplici possibile le operazioni di registrazione. Non verrà mai chiesto quindi di indicare un conto contabile durante la registrazione di una operazione. Tutti i conti dovranno essere preassegnati ai diversi moduli. La piattaforma viene fornita con una assegnazione standard di base.
Creazione / completamento del piano dei conti
Il piano dei conti viene fornito in una versione base che permette di operare in versione minimale ma corretta nell’ambiente SGAD. Si suggerisce comunque di prendere in carico il piano dei conti predefinito e di modificare, secondo le proprie esigenze, i codici e le descrizioni dei conti e di aggiungere tutti i conti utili o necessari per una gestione dettagliata e personalizzata.
Abbinamento conti entrate ed uscite nei diversi moduli
I vari moduli attivi in SGAD – Progetti, Adozioni, Soci, etc – vengono forniti con un abbinamento standard ad un conto in cui confluiscono le entrate ed un conto standard in cui confluiscono le uscite. E’ utile valutare, se necessario, la personalizzazione di tali conti. In ogni caso in occasione della creazione di un nuovo progetto o di una nuova missione è necessario abbinare i conti di base che saranno usati per le entrate e per le uscite.
Modalità di pagamento
Per gestire le movimentazioni dei conti di liquidità dell’associazione (cassa, banca, posta, etc) è necessario impostare le diverse “modalità di pagamento” che saranno utilizzate. Tipicamente si tratta delle modalità con cui vengono effettuati i pagamenti o gli incassi dei diversi servizi o spese. Sarà necessario quindi pre-definire i conti contabili relativi ad ogni conto corrente attivo, alle diverse carte di pagamento, ai sistemi di pagamento elettronici, etc. Attraverso l’abbinamento della forma di pagamento con il conto contabile relativo si otterrà una corretta e dettagliata corrispondenza con tutte le operazioni di pagamento fatte e con il dettaglio dei diversi mezzi utilizzati.
Categorie per Entrate
Dal menu Impostazioni attraverso la funzione Categorie per Entrate è possibile creare delle voci specifiche precodificate che saranno proposte ed utilizzate nelle funzioni di gestione delle Entrate generiche dell’associazione, quindi non riferite a operazioni gestite attraverso moduli specifici come ad esempio i progetti o le adozioni. Ogni categoria entrate richiede di definire un nome che richiami specificamente il tipo di entrata e di abbinare il corretto conto contabile al quale si riferisce l’entrata.
Categorie per Uscite
Dal menu Impostazioni attraverso la funzione Categorie per Uscite è possibile creare delle voci specifiche precodificate che saranno proposte ed utilizzate nelle funzioni di gestione delle uscite generiche dell’associazione, quindi non riferite a operazioni gestite attraverso moduli specifici come ad esempio i progetti o le adozioni. Ogni categoria uscite richiede di definire un nome che richiami specificamente il tipo di uscita e di abbinare il corretto conto contabile al quale si riferisce l’uscita stessa..